15 aprilie 2024, 19:57

Studiu: Rutina eliberează capacitatea cognitivă și ne face mai creativi

Chiar dacă ni se pare că zilele noastre de muncă sunt pline întotdeauna până la refuz, cel mai probabil o mai bună optimizare a modului în care folisim timpul la birou și crearea unor rutine ne-ar putea ajuta să ne degrevăm programul, ca să nu mai pară totul „un câmp de bătălie”.

Cei mai mulți dintre noi asociem cuvântul „rutină” cu monotonia, însă dacă învățăm să administrăm eficient rutina la birou, ea poate deveni dintr-un element care alimentează plictiseala unul care alimentează starea de bine.

Rachel Goldman, psiholog și asistent clinician la NYU School of Medicine susținut într-un interviu pentru Very Well Mind, că angajații care nu au o rutină bine stabilită la birou se simt mai afectați de stres pentru că atunci când întâmpină o situație dificilă nu au proceduri bine puse la punct pe care le urmează și care să le fi devenit „a doua natură”, ci ruminează în căutarea unei soluții.

De altfel, un studiu publicat în jurnalul științific Neuroscience & Biobehavioral Reviews arată că orientarea oamenilor către un ritual sau o rutină îi ajută să se simtă mai calmi pentru că își mențin sentimentul de control, așa că adesea rutinele devin forme prin care putem gestiona anxietatea.

Și un studiu publicat în American Journal of Lifestyle Medicine demonstrează că deși rutinele pot părea monotone, de fapt ele ne ajută să fim mai rar puși în situația de a gândi o decizie pe parcursul zilei de lucru pentru că putem intra mai des pe „pilot automat” și practic ne facem viața mai ușoară pentru că nu va mai trebui să analizăm suplimentar fiecare pas.

În ceea ce privește activitatea din cadrul unei zile de lucru, există două concepte de bază, spun cei de la Office Topics: obiceiurile și rutinele.

Obiceiul este un comportament pe care o persoană l-a ales voit și care poate fi declanșat de factori de mediu interni și externi, iar rutina este o înșiruire de obiceiuri pe care persoana alege să le facă într-un anumit moment pentru a crește eficiența sau productivitatea.

Un studiu semnat de doi cercetători de la Seoul National University și publicat în jurnalul științific The Tavistock Institute demonstrează că prin rutină creierul își eliberează o parte din capacitatea cognitivă pe care o putem folosi astfel în alte scopuri pentru a fi mai performanți la birou.

Această economie de resurse cognitive ne permite să găsim soluții mai creative la problemele pe care le întâmpinăm, dar studiul mai menționează că pentru a putea face asta avem nevoie și de suport din partea managerilor care să ne sprijine în crearea unor rutine la birou.

World Economic Forum menționează că și cei care prestează job-uri în care gradul de creativitate este foarte mare ajung să dezvolte anumite rutine de lucru care să le crească de fapt creativitatea, nu să o îngrădească, așa cum am putea fi tentați să credem pentru că asociem rutina cu monotonia.

De altfel, această activitate a managerilor de administrare și încurajarea creării de rutine presupune crearea de reguli și strategii care să sprijine angajații, astfel încât aceștia să înțeleagă și să deprindă procese de lucru care apoi să devină „a doua natură” și să ajute și organizația să-și atingă scopurile.

Fie că e vorba de pauzele luate la anumite ore, de completarea unor pași în cadrul unui proiect sau alte politici „de rutină”, toate vor maximiza productivitatea echipei pe termen lung, atunci când toată lumea le înțelege rolul și e de acord să le adopte.

Cum să creezi o rutină la birou ca manager

Angajații au nevoie și de ajutorul organizației în care lucrează pentru a dezvolta rutine profesionale, iar cel mai important pas vine de la manageri. Dacă vrei să dezvolți o rutină la birou, iată câteva lucruri pe care le poți face ca să începi:

Definește scopul

Înainte să creezi o rutină, gândește-te cu ce scop faci asta. Odată ce îți setezi obiectivul, îți va fi mai ușor apoi să deconstruiești procesele de muncă astfel încât să vezi unde poți să creezi o rutină din a face ceva într-un anumit fel.

Creează regulile

Pentru a face dintr-un element o rutină ai nevoie să stabilești o serie de politici clare. Poți face o listă de pași obligatorii pe care să-i parcurgă întreaga echipă înainte de a termina un proiect sau poți crea un proces în care fiecare să aibă o responsabilitate.

Asta va asigura nu doar responsabilizarea angajaților, ci te poate ajuta să observi mai ușor unde lucrurile sunt deficitare și să găsești soluții.

Măsoară

Orice rutină care ajută la atingerea unui obiectiv are nevoie să fie măsurabilă ca să-i poți evalua eficacitatea.

De exemplu, poți întreba un membru al echipei, după ce ai introdus o rutină, cum arată un anumit parametru care să poți să-ți dai seama dacă lucrurile funcționează așa cum voiai.

Prioritizează

Prea multe rutine introduse la fiecare pas duc către micromanagement, așa că fă o prioritizare și axează-te doar pe zonele cele mai importante.

În acest fel împaci ambele abordări – creezi rutine ca să eficientizezi procese, dar lași și loc de creativitate fiecărui angajat care nu va trebui să urmărească 100% din timp o serie de pași predefiniți.

Unelte de management

Dacă vrei să creezi rutine legate de timp sau pașii unui proiect, atunci diverse soluții digitale de management (ex: Asana) te pot ajuta să implementezi mai ușor regulile dorite și să le urmărești efectele.

De exemplu, dacă angajații vor dezvolta o rutină din a ține un timesheet, vei vedea exact care segmente de lucru sunt cele mai consumatoare de timp și vei putea face optimizările necesare.

Implică-te și tu

Dacă vrei ca angajații tăi să urmeze o anumită rutină, fii și tu parte din proces. Dacă îi rogi pe ei să urmeze anumite reguli, încearcă să le urmezi pe cât posibil și tu.

Așa nu doar că vei arăta că le ești alături, dar poți seta un „exemplu de bune practici” pe care să le urmeze cu toții..


ARTICOLE ASEMĂNĂTOARE

Comentariile sunt oprite pentru acest articol