Deseori ne confruntăm cu organizarea priorităților, cu respectarea deadline-urilor și cu randamentul pe care îl dăm într-un program fix. Pe scurt, apar dificultăți în ceea ce privește managementul timpului. Pentru a reuși să fim mai organizați la job și a pentru a lucra mai eficient, este nevoie să dezvoltăm anumite abilități de time management.

„Oamenii vin la cursul de time management pentru a se organiza mai bine, pentru a câștiga timp, pentru a obține mai repede succesul dorit. În cadrul cursului există un moment în care participanții trebuie să prezinte ceea ce e important pentru ei. Aici, o mare parte dintre cei aflați în sală au revelații, în sensul în care nu știu sau nu pot să  prezinte foarte coerent și clar ceea ce e cu adevărat important pentru ei. Apare acest paradox însoțit de o întrebare firească – dacă nu știi ce vrei foarte clar ce rost are să te organizezi foarte bine din punct de vedere al timpului?! Adevărul este că se întâmplă ca uneori să nu putem atinge obiectivele din simplul motiv că nu le știm sau  nu le-am setat foarte bine” – a declarat pe siteul său oficial Alin Comșa, specialist în relaţii publice şi comunicare.

Trainerul Alin Comșa ne învață cinci secrete de time management extrem de valoroase

1. Stabilește-ți obiectivele

„Sunt foarte multe instrumente sau tehnici care pot ajuta în organizarea eficientă a timpului. Totuși, niciuna nu va funcționa dacă nu am stabilit foarte concret care este obiectivul urmărit.” Potrivit cariera.ejobs.ro, pentru a ne ajuta să înțelegem mai bine, trainerul ne oferă un acronim ușor de reținut și de aplicat și foarte util în activitățile zilnice, sugerând că orice obiectiv ar trebui să fie structurat SMART („deștept” în engleză):

• Specific;
• Măsurabil;
• Adecvat;
• Realist;
• Încadrat în Timp.

2. Fă-ți o listă cu hoții de timp

„Toată lumea, în general, știe să facă o listă de tip TO DO. Unii chiar au câte două sau trei liste care devin greu de urmărit, în primul rând din cauza faptului că sunt multe. Ceea ce nu fac oamenii este să se preocupe de ceea ce se numește NOT TO DO LIST. Fiecare dintre noi poate identifica unde și cum anume pierde cel mai mult timp” – este de părere trainerul. Pentru a fi mai clar, acesta oferă și câteva exemple clasice, din cotidianul de la birou:

• Cine te ține de vorbă doar pentru că vrea să-ți povestească ce-a mai făcut ieri?
• Cine îți cere mereu din timpul tău pentru proiecte care nu sunt ale tale?
• Cine te cheamă la o cafea și / sau la o țigară chiar dacă tu nu fumezi și nu prea bei cafea?

3. Ferește-te de întreruperi

„Spre deosebire de ce se crede, personajul care ne întrerupe cel mai des din ceea ce facem… suntem chiar noi înșine. Ori de câte ori te oprești din activitate, vei avea o sincopă de învățare / productivitate / eficiență. Ideea că te oprești doar un pic (să te uiți de exemplu la ce mesaje sau notificări ai mai primit) nu-ți salvează deloc timpul. Din moment ce te-ai oprit este evident că ai întrerupt un proces care la reluarea sa va cere efort și timp în plus.” atenționează specialistul. Uneori este mai bine să spunem nu și oferim argumente pentru decizia noastră.

4. Prioritizează cu pricepere

„Se întâmplă (din păcate din ce în ce mai des) ca sarcinile primite să fie pur și simplu mai mari decât timpul avut la dispoziție. Una dintre metodele care funcționează în astfel de situații, este să te asiguri că ai făcut tot ce era posibil de făcut.” Conform sursei anterioare, trainerul ne sfătuiește să negociem cu managerul direct activitățile pe care le putem îndeplini (fizic) într-o zi și să găsim ce poate fi amânat.

5. Urmează un curs de time management

Pe tot parcursul vieții învățăm și ne dezvoltăm, iar metodele de time management sunt necesare pentru o coordonare mult mai eficientă atât pentru job cât și pentru viața personală. Acest lucru este posibil: dacă citim multe cărți și articole în domeniu , dacă vorbim cu oameni care trec prin experiențe similare sau dacă apelăm la un expert în domeniu, mai ales în cazul în care nu poți să îți identifici obiectivele pe cont propriu.

---